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某央企集团法律事务管理系统建设项目经验

作者:刘爱和 来源:慧点科技 时间:2013-06-25

客户背景

    某集团企业是于1995年10月经国务院批准设立的国有独资公司,是中央直管国有重要骨干企业,是以煤为基础,电力、铁路、港口、航运、煤制油与煤化工为一体,产运销一条龙经营的特大型能源企业,是我国规模大、现代化程度高的煤炭企业。主要经营国务院授权范围内的国有资产,开发煤炭等资源性产品,进行电力、热力、港口、铁路、航运、煤制油、煤化工等行业领域的投资、管理;规划、组织、协调、管理神华集团所属企业在上述行业领域内的生产经营活动。

项目目标

    该集团在业务经营的过程中,涉及大量的合同起草、审批、签订、归档、借阅等管理环节。全集团仅仅合同就有5万多份。
    然而,在法律事务管理系统建设以前,该集团总部的合同管理、法律纠纷案件管理、授权管理、证照印章管理以及统计汇总等工作原来基本上都是手工完成;全集团统一的法律管理信息化系统没有建立,没有形成确保法律审核把关率达到100%的工作流程技术手段;没有建立及时、有效管理和沟通的机制,影响了全集团法律管理工作的效率和质量。
    因此,2012年,集团法务部门开始建立一套符合自身需求的法律事务信息管理系统。

项目内容

    该集团法务事务管理信息系统由合同管理、授权管理、用印管理、纠纷管理、证照管理、商标管理、法律知识库、个人办公等11个模块组成。法律事务管理信息系统不仅使得法务相关工作提升效率、控制风险、科学决策,而且使得法务管理更加规范化、透明化、一体化。


    一、合同管理
    在系统中通过合同办理、合同授权、合同用印和合同履行进行合同的办理,操作非常的简便,在设计上也充分考虑了大大家的操作习惯。合同办理只是通过合同新建进行起草,通过审批进行办理。


     合同授权通过授权申请进行申请,通过售前审核进行授权;通过授权委托书的生成,签署和打印完成委托书办理; 
     合同用印包含用印的申请和审批;
     合同履行通过计划录入、进度管理、收付记录和合同终结进行跟踪。
     合同从审批开始到授权、用印到履行形成了合同管理的完整链条,贯穿合同管理的主要环节。

    合同管理系统具有以下三个显著特点:
    1、系统流程的电子化提高了工作和管理的效率,加快合同审批流程,并在系统中可随时跟踪合同办理过程
    2、在系统设计上将业务的规范固化在系统中,系统提供标准合同范本,并能在合同起草环节将基本信息自动填写到范本中;合同修改过程能进行痕迹保留;规范流程固化在系统中。
    3、通过系统可以非常便捷的看到合同的趋势分析、同比分析、比例分析,这些灵活的统计分析,为科学决策提供依据。

    另外,通过数据集成实现业务数据的一体化管理。在OA系统中关于合同、授权委托、用印、证照的签报流程结束后可以直接转建神华法律事务管理信息系统中,无需重新录入。

    二、纠纷管理
    纠纷管理模块提供纠纷信息管理、纠纷案件上报和案例共享、法律纠纷数据的信息汇总分析功能。

    三、法律知识库
    法律知识库为公司员工提供法律知识参考,提供权威的法律库、政策法规库和案例检索等功能。

    四、证照、商标的管理
    证照、商标管理模块可提供统一的管理标准,供业务办理应用。

项目成果

    从系统建设成果看,法务系统可总结为“一个平台,三类用户,四种能力”。
     法务系统是一个法务信息平台,为集团领导及相关部门提供可及时查询,可灵活分析,可动态钻取的决策支持和业务数据分析平台。为集团及各成员单位员工提供法务信息共享的平台。
     法务系统为三类用户提供服务。系统为集团领导提供决策支持,为集团相关部门提供法务事务办理、查询和统计服务;为各成员单位提供法务数据填报、分析和查询服务。
     法务系统提供四种业务能力。法务系统具备决策支持、数据共享、查询统计、数据填报审核功能。

应用效果

1、实现了关键流程的规范化
    辅助实现外部监管要求的规范和内部控制要求。
2、降低劳动强度,提高工作效率
    使法务人员从琐碎的手工劳动中解放出来,有更多时间和精力进行战略性思考。
3、主动模式下的科学决策
    各个管理人员可以随时主动方便的了解法务统计数据,准确可靠,极大地方便日常业务开展中的沟通。
4、形成标准化、规范化、网络化的工作平台
    将法务管理业务链上的不同角色联系起来,帮助我们真正实现“法务管理信息化”。