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某上市证券公司无纸化会议及督办管理系统建设项目

作者:李泽施 来源:慧点科技 时间:2014-02-11

用户背景

    某上市证券公司是经中国证监会批准的全国性、综合类、创新类券商,全国首批保荐机构之一。
    公司拥有全面的证券类业务资格,主要经营范围包括:证券经纪,证券投资咨询,与证券交易、证券投资活动有关的财务顾问,证券承销与保荐,证券自营,证券资产管理,证券投资基金代销,为期货公司提供中间介绍业务,融资融券业务,代销金融产品等。
    公司在全国拥有89家证券营业部,下辖两家分公司,全资拥有三家子公司。

用户需求

    随着该证券公司会议及督办管理业务的深化,需要寻求有效的信息化工具支撑,使其能够通过系统进行事项督办管理、议案管理及会议管理并能进行自动统计及报告生成,简化工作、提升工作效率。
    经过甄选,该公司最终选定了北京慧点科技有限公司研发的决议督办管理系统,并签订协议。慧点科技业务顾问赴客户企业实地了解组织架构、业务范围、业务逻辑结构、业务操作规程、业务样本后,结合慧点科技10多年在企业和政府信息化方面的实践经验,对该公司无纸化会议及督办管理系统进行了整体规划。

解决方案及核心应用

    本项目主要基于慧点科技现有成熟的决议督办管理产品进行建设,并根据客户公司实际情况进行调整,进而实现整体需求。系统对议案管理、会议管理、督办管理业务进行固化,实现对议题、会议、决策、督办事项逐级分解下达、协作沟通、催督办、执行反馈与确认评价、统计分析与报告、决策支持等整个生命周期的管理。

   ● 议题管理
    系统支持提案提交、提案审批、提案审批结束转议题、议题清单管理、发起(公司/部门级)会议、议题追加与修订、个人意见的个性化记录等功能,实现对议题管理的固化;通过与OA公文管理、会议管理等模块的集成,实现公文提案的自动化关联、决策会议发起与议题的自动关联推送等,全面提升管控效率。

   ● 会议管理
    系统提供会议纪要上传、会议发起、会议任务督办管理视图、会议任务督办事项下发、会议关闭存档、会议信息移动端展示等功能。

   ● 督办管理
   * 督办事项统一视图:向决策层、管理层及执行层提供个性化统一的督办事项执行情况统一视图,实现对事项的统一、实时反馈与跟踪。
   * 工作任务逐级分解:督办事项的有效分解,可通过系统快速、准确下达,同时支持督办事项的逐级分解下达。
   * 督办执行自动提醒与自动预警:系统根据交办任务时间要求及设定的里程碑计划,自动向用户发送相应的提醒,并能够在任务延期时自动发起预警,从而保障重要工作任务的高效执行。
   * 督办任务委托办理:用户遇特殊情况不方便办理承办事项时,可对督办系统中的任务承办反馈、任务阶段分解、任务确认等操作进行委托办理。
   * 督办事项执行情况反馈:系统向任务承办者提供执行反馈统一通道,记录承办者更新反馈成果物或信息。
   * 工作关联跟踪监控:向用户提供关联性的交办执行情况跟踪视图,方便查阅监控进度。
   * 督办任务点评:系统支持领导对督办任务的反馈做点评沟通。
   * 督办事项查询统计:系统提供多维度的督办事项执行情况查询,并支持决议承办事项办理情况统计分析,满足相应的管理需求。
   * 督办事项执行报告:通过信息化手段实现定期、不定期的按模板的督办事项执行报告、执行清单等自动生成管理,提升效率。

   ● 工作日程
    系统向用户提供个人相关督办事项、会议的工作日程统一展示,以供用户统一管理工作日程,从而便于用户实时、便捷地掌握自己本周、本日相关工作,提升工作效率。

   ● 系统集成
    系统通过与OA系统无缝集成,自动同步OA的用户及组织机构,实现单点登陆、推送待办提醒等,节省平台费用投入、减少实施周期与成本、降低实施风险;通过与通讯录、邮件系统、短信机集成,实现邮件、短信提醒和单点登录;通过与视频会议集成,方便会议一站式操作。