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督办与限时办结的管理创新——山东能源集团督办管理系统

作者:吕兆海 来源:慧点科技 时间:2014-07-07

用户背景

    山东能源集团是山东省属国有独资公司,注册资本100亿元,下辖六个矿业集团、两个区域公司、两个物流公司、一个财务公司和技术研发、信息中心等四个直属机构,员工20多万人。权属企业分布在山东、山西、陕西、内蒙古、新疆、贵州等十多个省(自治区)及加拿大、澳大利亚等国家和地区。是世界500强企业。

    山东能源集团坚持以煤为基础、适度多元,规模增长与价值增长并重、产业运营与资本运营并举、传统能源与新型能源并行的方针,力争到“十二五”末实现主要经济指标翻一番,主营业务收入达到2700亿元,利润总额270亿元,煤炭产量2亿吨,打造现代化、国际化的卓越能源企业。

用户需求

    随着集团业务的快速发展及企业规模不断壮大,山东能源集团将提升企业的科学、快速决策能力,改善企业战略执行力,加强决策执行与反馈,深化执行跟踪监控,文件限时办结定位为影响企业发展的关键因素。为了能改善督办业务现状,集团在企业内部建立了议题会议管理、督办管理、限时办结管理制度,并与绩效考核进行关联,但督办管理仍缺乏有效的工具支撑。目前,企业对重要会议组织以及督办事项的分解、下达、执行跟踪,多采用邮件、电话等传统方式进行,缺乏专业的工具支撑。人工记录方式,不仅繁琐、占用时间,更不利于决策层与管理层实时、全面、客观地掌握各重大事项的执行情况。

    因此,山东能源集团选择慧点科技决议督办管理产品,为其固化会议议题管理及督办管理的管控要求,并与OA做完美集成,实现一体化管控工具。

项目建设内容

    山东能源集团网上督办管理系统主要实现了以下功能:

    议题管理

    系统实现对议题提案、提案审批、议题清单、会议管理及议题管理的固化,并通过与OA公文管理、会议管理等模块的集成,实现对公文提案的自动化关联、决策会议发起与议题的自动关联推送等,全面提升管控效率。

    督办全过程管理

    实现对会议及领导交办等督办事项的逐级分解下达、协作沟通、催督办、执行反馈与确认评价、统计分析与报告、决策支持等整个生命周期的业务管理;并固化延期、变更等特殊业务处理机制。

    限时办结

    根据管理要求,实现对文件限时办结的固化,提升文件办理效率。

    督办事项统一视图及个人任务中心

    向决策层、管理层及执行层提供个性化的督办事项执行情况统一视图,实现对事项的实时反馈与跟踪;向各用户提供集成化的个人任务中心,集成化任务及操作,提升便捷性。

    督办执行三级预警

    系统固化督办事项三级预警机制,根据督办事项的日期要求,能够在任务开始前或任务快到期前等自动发起提醒,能够在任务延期时自动发起预警,能够针对常规性工作定期发起提醒,从而保障重要工作任务的高效执行。

    提升报告制定效率

    通过信息化手段实现定期、不定期的按模板的督办事项执行报告、执行清单等自动生成管理,提升效率。

    过程文件的自动存档

    系统能够自动将议题、会议及督办事项相关成果、过程记录等存档。

    用户会议、督办事项日程的自动维护

    系统能够自动汇集用户相关的会议、督办事项工作日程,以日程的形式向用户展示,从而便于用户实时、便捷地掌握自己本周、本日相关工作,提升工作效率。

    与OA集成实现工作推送

    系统能够实现与OA的无缝集成,实现用户及组织机构的自动同步;保障操作习惯的继承,能够实现待办与提醒的推送与集成,系统的单点登陆等,提升系统价值。

系统应用效果

    通过网上督办管理系统的实施,山东能源集团梳理出清晰的相关业务流程,建立了智能化业务办理机制,包括:

    1、建立了智能化议案提案、提案预审、议案管理及上会讨论等议案管理业务;

    2、建立了智能化决议纪要、公文事项等重点工作任务;

    3、建立了部门工作任务分解下达、协作沟通、执行反馈、跟踪监控、点评确认、评价分析等重点工作督办管理业务;

    4、建立了智能化限时办结管理与提醒机制。

    网上督办管理系统为助力山东能源集团优化企业决策过程、提升了决策效率、改善重点工作任务执行与控制过程、提升监控力度、加强跟踪反馈、深化协作沟通、打通办文办事管控、有效支持企业决策,提升企业执行力发挥出重要作用,已成为山东能源集团的核心管理应用。

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