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华润集团总部及分子公司协同办公系统建设推广项目

作者:李泽施 来源:慧点科技 时间:2014-12-09

项目背景

    华润(集团)有限公司(以下简称“华润集团”)是一家在香港注册和运营的多元化控股企业集团,是由国务院国有资产监督管理委员会直接管理的国有重点骨干企业和全球500强企业(2014年排名第143位),自2005年起连续获得国资委A级央企称号,2012年度央企业绩考核位列第6。

    华润集团核心业务包括消费品(含零售、啤酒、食品、饮料)、电力、地产、水泥、燃气、医药、金融等。集团下设7大战略业务单元、16家一级利润中心,实体企业1664家,在职员工44万人,并在香港拥有5家上市公司。截至2013年末,华润集团总资产达10797亿港元,净资产3072亿港元,实现营业额5078亿港元,经营利润501亿港元,利润总额454亿港元。

    与众多大型集团企业一样,华润集团总部及各个成员企业在不同时期分别构建了协同办公系统,成为支撑集团各级企业运营管理的关键性信息平台。随着集团规模不断扩大、管控要求日益细化和深化,对信息化支持业务发展的需求越来越迫切,急需利用协同办公系统来提供有效的信息共享和协作,实现总部及下属成员企业的科学化管理、快速决策、高效运营,以及各业务板块的有机整合和一体化运作。而原有的管理模式和工具难以支撑这一战略的达成,协同办公系统的建设应用呈现以下需求:

    1、 统一管理需求:华润集团形成了总部、业务单元(BU)本部、专业公司的多级管控结构,而各成员企业的管理模式和信息化水平参差不齐,旧有OA系统的供应商、技术路线、数据标准不同,使得各个系统彼此独立,不能互联互通,资源难以复用,无法满足集团集中、统一管控的要求。且由于各级企业对系统进行了不同程度的功能定制开发,导致系统管理、维护成本较高。

    2、 管理流程优化需求:随着OA系统的深入应用,越来越多的审批业务在OA系统中落地。在系统的支撑下,业务及流程管理成熟度逐步提升,同时也对系统的能力及业务的架构设计提出了更高的要求,希望通过系统对管理业务流程进行进一步优化和固化。

    3、 功能扩展需求:由于旧有OA系统建设时间和版本较早,系统不能灵活适应公司管理模式和管理手段的变化,发生管理规则变化时调整配置难度较大。

    4、 系统性能优化需求:随着企业规模的扩张,旧有OA系统中的用户数、文档数据量增长较快,给系统带来了较大的负载压力。而且,随着互联网应用的迅猛发展,用户对于系统的可操作性和易用性也提出了更高的要求(如多种浏览器支持、超大附件支持等)。

    因此,为更好的服务业务需求,提升办公效率,华润集团决定构建全集团统一的协同办公系统,从集团总部覆盖到四级成员企业,主要定位于服务日常行政办公及核心业务审批管理,并选定北京慧点科技有限公司作为合作实施厂商。

解决方案

    根据华润集团的IT战略规划,从加强纵向管控与横向协同的视角出发,慧点科技的专家项目团队为其规划了集团统一且兼顾成员企业多级个性化管理需求的协同办公平台建设路径。项目遵循“标准功能统一、业务需求定制”的建设原则,由集团总部对标准版系统的功能需求进行统筹研发,采用统一的客户化策略和规范在各级企业中推广实施,以降低系统使用和维护的成本,为实现管理复制提供系统保障。并通过与相关业务系统的整合互联,实现办公管理一体化。

    系统基于慧点科技集团型协同办公系统Indi.Office V5版本进行建设,最大化利用了系统的成熟功能和先进平台能力。系统所具有的高性能、高可用、可伸缩的集团化架构,能够针对集团多层级、分布广、业务与管理模式多样化的特点,解决集团管控过程中低效率、低绩效、高成本的问题,有力支撑企业业务流程改进和运营管控。

     公文管理

    主要针对公司级、部门级公文管理进行跨组织、跨地域的完整流程控制,包括集团及各部室、业务单元的收文、发文、签报等,以集团一体化公文管理有效地实现集团和各成员企业的公文交互。系统可支持背靠背发文、文书AB角、公文模板、知识库、大附件支持等特色功能,并实现集团公文管理系统和档案系统的对接。
 

华润集团多级公文管理体系


华润集团多级公文管理体系

     报销管理

    实现了集团预算管理、报销管理、借款管理、还款管理及退款管理等功能,简化业务操作,并支持多项目预算报销、多类型费用报销等特殊功能需求。通过报销管理与FMS核算系统的对接实现数据集成。

     考勤管理

    完成了对集团考勤相关的请假、销假、考勤异常管理、出差等业务的管理规则梳理和固化。通过与考勤管理系统、订票管理系统相集成,满足了一站式业务操作体验。

     采购管理

    支持对集团各类型(项目类、运营类、行政类)采购业务的细化管理,实现了项目立项、采购申请、合同审批、项目验收、付款管理在内的闭环式管理,可支持立项申请、采购申请、合同审批间的“一对多”、“多对一”的复杂对应关系。并能够与预算管理模块相关联,实现预算的逐层控制功能。

     人事管理

    系统实现了对编制管理、员工招聘、入职、试用期、转正、离职、员工异动等人事管理业务的相关流程管理。

     办公信息管理

    项目实现了对办公用品管理(入库、借用、申请等)、名片申请、会议室管理等日常行政办公业务的固化。此外,系统的标准功能还能支持用印管理、车辆管理、加班申请、办公电脑申请等业务的在线管理审批。

     IT事务管理

    针对信息部相关的IT事务管理提供便捷的管理工具支持,包括:集团账户管理、数据中心工作单、专用邮箱及邮箱群组、OA需求管理、OA解决方案等。

     公共信息管理

    实现对集团常用资料、公共通讯录、规章制度、常用信息等公共信息的审批、发布与维护。

     个人事务管理

    提供个人相关的待办事宜、委托办理、个人设置等个性化功能,提用户可操作性。

 华润集团总部<a href='http://www.smartdot.com/News/news_detail/news_id/83.html' target='_blank
' style='text-decoration:underline' onclick=ajaxUpdateHits('3')><font color=red>协同办公</font></a>系统功能架构图
华润集团总部协同办公系统功能架构图

客户收益

 华润集团<a href='http://www.smartdot.com/News/news_detail/news_id/83.html' target='_blank
' style='text-decoration:underline' onclick=ajaxUpdateHits('3')><font color=red>协同办公</font></a>系统建设应用成果
华润集团统一协同办公系统建设应用成果

    华润集团通过构建统一的协同办公系统,搭建起一个适应集团多层级管控模式的信息传输处理平台,实现了纵向的信息与流程贯通,横向的协作管道打通,加快了内外部信息流转速度,消除了总部与成员企业间文档数据无法共享的“信息孤岛”,有效规避企业运营风险。提升了整个集团的管控效能。

    利用OA系统,集团固化了各项业务的管理流程和管理规则,实现了各业务的在线审批流转,促进业务向着合理、高效的方式逐步深化。

    更重要的是,通过统一协同办公平台下共性模块的开发和部署,个性化功能的回收与推广,使企业形成了企业应用资源完善与升级的可持续发展的运营机制,优化知识共享,节省运维成本。

    目前,华润集团总部及部分板块成员企业共计数百家企业已经完成了协同办公系统的优化建设与应用,整体运转规范有序,剩余部分企业的系统推广建设依然在持续进行当中。
   

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