某大型能源集团企业OA系统升级推广项目-慧点科技-领先的管理软件与服务提供商

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某大型能源集团企业OA系统升级推广项目

作者:邓琼兰 来源:慧点科技 时间:2015-12-30

    A集团是一家大型集团型能源企业,拥有分布在全国各地的17个大区和覆盖各省市的200余家成员企业。早在2011年,集团总部就采用了北京慧点科技有限公司的OA系统V4.0版。经过4年多的应用,慧点科技的OA产品和服务得到了集团领导及各业务部门的普遍认可,为企业管理提升奠定了坚实的基础。但伴随集团业务发展和信息化战略的深入推进,现有的OA系统已经不能满足业务发展的需求。A集团的组织层级多,分子公司地域分布广泛、信息化水平参差不齐,各类异构系统分立管理,对集团管理带来了巨大的挑战。A集团希望在全集团范围内推广实施慧点科技OA系统V5.0,建立自上而下、互联互通、统一灵活管控的办公管理平台来帮助企业管理落地,释放集团行政效能,统一管控水平。

    在新OA的实施过程中,慧点科技的协同业务顾问本着“要为客户解决管理难题”的工作态度,多次与A集团领导和各层级的管理者展开需求沟通,确定了OA系统升级推广亟待解决的四个问题。第一,使用OA系统后,管理者审批事务的工作量未减轻,难以把握管理重心;第二,集团企业如何借助OA系统实现有效监管下的行政管理放权;第三,想要优化改善管理,却找不到执行过程中的症结点,不能对症下药;第四,现有的OA系统不支持移动办公,办公管理不够便捷、高效。针对这四个方面的问题,慧点科技提供了对应的解决方案。

慧点科技OA帮助集团企业解决管理中的四大问题

    批量审批,抓大放小

    管理事务纷繁复杂,种类来源、重要度不同,企业管理者每天都在OA系统中履行职能、审批决策,但并不能迅速的定位到最重要、最紧急的事项,审批工作量依然没有减少。如果管理者花费同样的精力来应对各类审批工作,不能将主要精力投入到更为重要的业务管理上,就依然没有找到管理的重心。如何利用OA系统让审批更加便捷、高效,达成防控风险与追求效率之间的平衡,是A集团管理者在升级OA系统时关注的一个问题,也是很多实施了OA企业管理者的共同困惑。

    针对此问题,慧点科技OA系统提供了批量审批功能,管理者可以一次审批多个文件,批量填写审批意见。对于那些事由简单、重要度低的事项审批,管理者只要在列表中查看简要内容、符合一定条件便可批量审核,不用对每个文件都单独打开办理。抓大放小,掌握重点,进一步释放管理者的时间、精力。

    权限分层,管理放权

    A集团成员企业多、业务差异大、管理架构复杂,各级企业信息化成熟度不同,想要建立集团统一、互联互通又兼顾各自管理特点的OA系统,难点之一就在于对如何将企业的管理规则和权限的在系统中固化。A集团希望利用新的OA系统达成集团横向协同和纵向贯穿的信息化管理目标,同时实现有规可循的管理放权,释放出总部行政管理的责权利。

    为此,慧点科技的协同业务顾问在深入研究、分析了A集团的需求和实际情况之后,提出了在OA系统中权限分层的解决方案。通过在OA系统中固化清楚明晰的权限控制体系,A集团总部可以在OA系统中授权各层级系统管理员对各层级组织的系统应用(如组织机构、人员、用户角色、通讯录、导航管理等)及模块管理进行分级维护,灵活配置权限,管理员权责统一。各企业可以在权限范围内定制自己的应用,权限互不交叉,真正实现有效监管下的的管理放权。

    效能统计,促进改善

    早期OA系统的建设应用为A集团总部带来了企业行政效能的提升,却缺乏有效的数据来量化建设效果,评估执行力。另一方面,A集团想要优化管理,却找不到执行过程中的症结点,不能对症下药。OA系统的价值不仅是简单地将线下的业务办理搬到线上开展,或是对企业业务流程的一次性梳理和优化,OA系统的更高价值而在于它对企业管理科学发展的长效支持。作为企业行政管理的主要载体,OA系统中的流程数据信息真实的反映出企业的行政执行能力。如果可以对这些数据进行有效利用,将为企业决策支持、管理改善发挥更大作用。

    为了解决A集团在这方面的需求,慧点科技针对性提出了效能统计管理解决方案。通过运用慧点科技效能统计管理平台,可以实时监控OA系统的流程状态和处理环节,自动采集OA系统中的流程运转数据,从组织效率、人员效率、流程效率、模块效率等方面进行多维度分析,同时统计出审批节点的平均时长、被驳回的次数等信息,用真实的运行数据帮助企业管理者进行全面的绩效考核和信息决策,对企业的流程和业务管理进行持续优化。

    移动办公,便捷沟通

    随着移动信息化时代的到来,在移动终端上进行日常办公成了必然趋势。由于原有的OA系统不支持移动办公,员工在外出、出差时,无法通过OA系统及时获知公司的发文、邮件、通知,及时进行业务办理;领导不能及时进行审批决策,进而影响办公管理效率。OA移动化能够简化内部沟通,提升工作效率,促进业务协同,这也成为了A集团此次升级OA系统的一大应用需求。

    慧点科技的新OA办公平台提供了一个集协同办公、移动端起草、移动端审批为一体的办公环境,能够帮助企业提高运营效率,使内部沟通和知识分享更加方便、快捷。慧点科技移动OA系统在移动端的实施方式灵活可配置,企业的系统管理员无需懂得复杂的后台代码,也可很方便的完成移动端显示内容的定制化配置。

    通过慧点科技OA系统的建设,A集团达成了四个方面的管理价值目标。第一,实现管理者审批事务的“抓大放小”,把握管理重心,释放管理效能;第二,实现集团行政管理的“统一授权,分级管理”,建立有效监管下的行政管理授权体系,解决“一统就死,一放就乱”的问题;第三,建立精细化管理的长效机制,不断深化企业内部改革;第四,实现集团行政事务的移动办公,提升办事效率。从而进一步提升了A集团的管控能力和行政办公效率,帮助企业更高质效地实现经营管理价值的达成。