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浙江移动内控管理系统

作者: 来源: 时间:2011-07-28

【项目背景】

    浙江移动是中国移动(香港)有限公司的全资内地运营子公司。作为在美上市企业,为满足监管环境和公司发展的要求,特别是遵从《萨班斯法案》相关条款以达到对公司内部控制记录、评测、审计、报告、披露和归档等方面的要求,以及支撑集团公司目前正在推进的核心流程审计工作,浙江移动积极开展“SOX内控遵循项目(以下简称SOX工作)”。该项工作不仅要及时(更新)准确(描述)、充分反映公司“内控手册”的架构和内容,实现和发挥“内控手册”在公司内部控制体系建设和运行期间的长效指导作用;同时,也希望借此建立以风险管理为核心的内部控制体系,完善公司审计监督机制,实现对公司业务流程的高效管理,全面提升公司管理水平。

    浙江移动项目组在06年的SOX工作中,顺利通过集团公司、KPMG的萨班斯检查。但同时,在以后年度持续开展SOX工作时也面临着更大的问题和困难:

·  工作量大

    控制点点多面广,数量大,涉及人员多;测试工作面临人力、物力等资源压力

·  标准不统一

    经营模式变化导致控制点动态化,手册、矩阵维护不及时;测试工作中存在判断标准的不统一

·  监管滞后

    测试工作与正常工作冲突;通过测试只能达到事后监督

    浙江移动为此进行了大胆探索和有益的尝试,从内部控制日常化、内控控制IT化两个方面入手,通过打造一个高质量、高效率的内控管理信息系统平台,来实现省、市、县统一高效的内控工作支撑管理,自动化的完成内部控制文档、测试(自测、质检、检测等)、归档管理等工作,提升工作效率,降低手工出错概率以及人工干预的沟通协调工作量,从而降低法案遵从和内部控制管理的成本。

【项目内容】

    浙江移动的内控管理系统是在一个统一的信息平台中增加内控管理应用功能模块,以实现相关部门应对SOX法案的内控管理要求,建设常态化内部控制运行体系。

    浙江移动内控管理系统主要包括自测、检测(质检、检测专家)、迎审、文档维护及管理、统计分析等五大模块,各模块主要功能及特点如下:

·  自测模块:

    按照年初制定的测试计划,依托最新的控制矩阵和标准化的测试方法及测试步骤,责任部门定期对控制点的执行情况进行回顾和检查,确保公司的实际工作流程和控制点要求保持一致,是控制点责任部门“自我保健”的过程,也是推动责任部门内控工作常态化的重要手段。

·  质检模块:

    利用系统对平级部门或下级部门的内控执行情况进行评价。各测试单元应统一测试标准,确保测试质量能够符合测试要求。模仿06年集团公司检测的模式,将测试流程固化到系统。在功能上和自测模块的区别在于增加了质检环节。

·  迎审模块:

    该模块主要是为集团内审部、外部审计人员提供查看公司内控执行和内控测试情况的接口。模块应对原先控制和执行的数据进行分类整理并设置分级查看权限,确保查看的人能看到合适的内控数据。同时,测试员可以提出需进一步查看样本的要求,通过系统由责任部门递交。

·  检测专家系统

    通过相关联控制点之间的纵向穿越、省市联动、横向比对、逻辑对照、流程与科目的匹配性、流程与会计报表科目匹配等方法,测试一个事件或工作过程是否满足所有相关的所有控制点的要求。 

·  文档维护及管理

    公司内控文档的管理和维护,包括对浙江移动的内控手册、控制矩阵、控制简表等文挡的维护和管理;测试步骤的维护和管理;审计路径的管理和维护。

·  统计分析模块

    依据不同的组织单位汇总统计出各种内控报表,输出管理层报告。各级领导、部门负责人和相关人员登陆系统,根据组织结构和权限分配的范围,查看到不同层级业务单位的内控执行情况整体视图和具体信息。

 

【系统价值】

    借助内控管理IT系统,浙江移动在开展07年度“SOX内控遵循项目”的过程中,高质、高效的完成了境外SOX法案、集团公司及省公司的高标准严要求;同时,在中国移动省级公司的内控常态化探索方面也积累了宝贵的经验。内控管理系统的价值集中体现在:

·  提高了全省内控测试工作的效率

·  提高了全省内控工作的质量

·  减少了业务部门人员与日常工作的冲突

·  实现了省-地市-县各层级的常态化内控

·  提高了公司全员对内控的认识和参与程度

·  解决了内控文档的时效问题——及时更新、准确描述

·  解决了内控测试的质量和效率问题——计划性、标准化、智能化、实时性

·  解决了内控报告的及时和准确问题——自动化

·  解决了整改的跟踪问题——计划性、交互式

 

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